Createrra v. Sundial

 Annotate this Case
Download PDF
2013 UT App 141 _________________________________________________________ THE UTAH COURT OF APPEALS CREATERRA, INC., Plaintiff and Appellant, v. SUNDIAL, LC, Defendant and Appellee. Opinion No. 20120049 CA Filed June 6, 2013 Third District, Salt Lake Department The Honorable John Paul Kennedy No. 110902743 Matthew R. Kober, Attorney for Appellant Clay W. Stucki, Attorney for Appellee JUDGE STEPHEN L. ROTH authored this Opinion, in which JUDGES GREGORY K. ORME and JAMES Z. DAVIS concurred. ROTH, Judge: ¶1 Createrra, Inc. appeals from the district court s decision to deny Createrra s motion to vacate an arbitration award in favor of Sundial,  LC,  on  the  basis  that  Createrra s  motion  to  vacate  was untimely when it was filed more than ninety days after Createrra had received notice of the award.1 Createrra asserts that its motion to vacate was not untimely because the arbitrator s decisions had 1. Based on its determination that Createrra s motion was untimely, the district court entered an order denying Createrra s motion to vacate, granting Sundial s cross motion to dismiss, and summarily confirming the arbitration award. See Utah Code Ann. § 78B 11 124(4) (LexisNexis 2012) ( If the court denies a motion to vacate an award, it shall confirm the award . . . . ). Createrra v. Sundial not been served in accordance with the notice requirements of the parties  operating agreement. Createrra also contends that the court wrongly concluded that the parties had orally modified the notice provision of the operating agreement. We affirm. BACKGROUND ¶2 Createrra  and  Sundial  are  members  of  Jordan  Village Development, LLC (the LLC), an entity they formed to develop property in Midvale, Utah. In the course of forming the LLC, the parties executed an operating agreement, in which they agreed to serve in writing  any notice, election, or communication  required by the agreement, with delivery either by hand or through certified mail with courtesy copies via email. The agreement required that any disputes arising out of the operating agreement be resolved through arbitration. ¶3 Disputes soon arose, and from late 2009 through much of 2010, Createrra and Sundial engaged in a series of arbitrations. The first arbitration was held in fall 2009, and the arbitrator issued a written decision, in which he noted that  [a]t the conclusion of the hearing, the parties agreed to service of the arbitration decision via email.  Createrra did not challenge the accuracy of this statement, nor did it register any objection to the arbitrator s delivery of his decision by email. The parties arbitrated two subsequent disputes. The  arbitrator  issued  a  decision  on  the  second  arbitration  in December 2009. Because he believed that the parties had agreed to electronic  service,  the  arbitrator  delivered  the  decision  only  via email.  Createrra  did  not  object  to  the  electronic  delivery  of  the arbitrator s  second  decision.  On  October  19,  2010,  the  arbitrator issued a final arbitration decision ordering dissolution of the LLC. This decision was also served only by email. It is undisputed that both  parties  received  the  email,  and  Createrra  again  voiced  no objection to the use of email for this purpose. The notice of award was never served in accordance with the notice provision of the parties  operating agreement. A supplemental arbitration decision, 20120049 CA 2 2013 UT App 141 Createrra v. Sundial which included an award to Sundial of $52,731 in attorney fees, was issued on November 3, 2010.2 It too was emailed to the parties. Again, Createrra made no objection to the method of service. ¶4 On  February  2,  2011,  ninety one  days  after  the  arbitrator issued the supplemental decision on November 3, 2010, Createrra moved to vacate the arbitration decisions.3 Sundial filed a motion to dismiss, asserting that Createrra s motion was untimely because it had not been filed within ninety days of Createrra s receipt of notice  of  the  award.  See  Utah  Code  Ann.  §  78B 11 124(2) (LexisNexis 2012) (allowing a party to file a motion to vacate an arbitration award so long as the motion is  filed within 90 days 2.  The  arbitrator  actually  issued  the  supplemental  arbitration decision on October 28, 2010, but allowed Createrra an opportunity to object to the amount of attorney fees awarded. When Createrra did not timely respond, the arbitrator, on November 3,  affirmed its October 28 decision and deemed the  arbitration concluded. The precise date of the  final  decision does not affect our analysis, and  for  purposes  of  appeal,  we  accept  that  the  arbitration concluded  on November 3, 2010. 3. Createrra s pleadings treat all three arbitration awards as being eligible  for  vacatur  both  because  the  first  two  decisions  were referenced  in  the  final  decision,  which  Createrra  interprets  as indicating  neither  was  final  until  November  2010,  and  because Createrra takes the position that it has yet to receive notice of any of  the  decisions  in  accordance  with  the  notice  provision  of  the operating agreement. The first two arbitration decisions, however, simply  provide[d]  guidance  and  input  regarding  the  ongoing relationship between Createrra and Sundial  and did not involve the exchange of any assets or liabilities or result in the payment of damages. The final arbitration resulted in an order that the parties dissolve the LLC and that Createrra pay Sundial $52,731 in attorney fees. It is that decision that prompted Createrra to move to vacate the awards. 20120049 CA 3 2013 UT App 141 Createrra v. Sundial after the movant receives notice of the award ).4 Createrra opposed dismissal, asserting that the  [n]otice required . . . to start the 90 day  [motion]  filing  requirement  has  not  yet  been  effectuated because notice had been delivered only by email and therefore not in accordance with the notice provision of the operating agreement. ¶5 At  a  hearing  on  Sundial s  motion  to  dismiss,  the  district court observed that the first arbitration award indicated that the parties had orally agreed to electronic service by email rather than strict  compliance  with  the  notice  provision  of  the  operating agreement. When Createrra denied any such agreement, the court asked if it had ever objected to the arbitrator s statement. Createrra contended that it had but only identified occasions where it had objected to the substance of the award, not the method of service. Ultimately, the district court agreed to hold an evidentiary hearing at  which  it  would  hear  from  each  side  about  what,  if  any, agreement occurred at the first arbitration and how the arbitration decisions were subsequently transmitted. Following that hearing, the district court found that  the Parties verbally agreed to accept notice  relating  to  the  October  15,  2009  arbitration  [decision]  by email  and that Createrra s acceptance of subsequent award notices by email without objection established a pattern of conduct that precluded  it  from  now  demanding  strict  compliance  with  the notice provision of the operating agreement. The court concluded that,  as  a  result,  the  emailed  notice  fulfilled  the  statutory requirement  that  triggered  the  ninety day  period  for  filing  a motion to vacate. See id. § 78B 11 120(1) ( The arbitrator . . . shall give notice of the award, including a copy of the award, to each party to the arbitration proceeding. ); id. § 78B 11 103(1) (2) ( [A] person  gives  notice  to  another  person  by  taking  action  that  is reasonably necessary to inform the other person in ordinary course . . . . A person has notice if the person has knowledge of the notice or has received notice. ); id. § 78B 11 124(2) (stating that the ninety 4. The statute has not been amended since the parties entered into the operating agreement in October 2008. 20120049 CA 4 2013 UT App 141 Createrra v. Sundial day period for filing a motion to vacate runs from receipt of notice of the award). The district court therefore granted Sundial s motion to  dismiss  on  the  basis  that  Createrra s  motion  to  vacate  was untimely, denied the motion to vacate, and summarily confirmed the arbitration awards. See  Allred v. Educators  Mut.  Ins. Assoc. of Utah, 909 P.2d 1263, 1266 67 (Utah 1996) ( [F]ailure to timely file a  motion  to  either  modify  or  vacate  the  award  forecloses  a comprehensive review on the merits of the arbitration process. ). Createrra now appeals from the district court s decision in favor of Sundial. ISSUE AND STANDARDS OF REVIEW ¶6 Createrra contends that the district court should not have denied its motion to vacate the arbitration award.  [T]here is no special  standard  governing  [an  appellate  court s]  review  of  a district court s decision  to confirm, vacate, or modify an arbitration award.  Buzas Baseball, Inc. v. Salt Lake Trappers, Inc., 925 P.2d 941, 948  (Utah  1996)  (alterations  in  original)  (emphasis  omitted) (quoting First Options of Chicago, Inc. v. Kaplan, 514 U.S. 938, 947 (1995)).  Thus,  on  appeal,  we  review  the  district  court s  factual findings under a clearly erroneous standard  but do not give any deference  to  the  district  court s  conclusions  of  law,  instead reviewing them for correctness. Id. (citation and internal quotation marks omitted). ANALYSIS ¶7 For purposes of appeal, we accept Createrra s position that the  operating  agreement  required  that  notice  of  an  arbitration award be served either by hand delivery or by certified mail with 20120049 CA 5 2013 UT App 141 Createrra v. Sundial email copies to both the party and its attorney.5 Sundial asserts that [t]he district court made a factual finding that Createrra agreed to receive arbitration awards via email  and that Createrra has not challenged  that  finding  on  appeal.  Sundial  contends  that,  as  a result, even if notice of the arbitration award was required to be hand  delivered  or  sent  via  certified  mail  and  email  under  the operating agreement, Createrra orally modified that requirement when  it  verbally  assented  to  receipt  of  the  arbitration  award through  email.  Createrra  counters  that  its  verbal  agreement  to accept notice by email was void because arbitration agreements cannot be orally modified. Thus, the crux of the inquiry on appeal is  whether  a  term  in  an  arbitration  agreement  governing  how notice is to be served is subject to oral modification. ¶8 Arbitration agreements are creatures of contract. Central Fla. Invs., Inc. v. Parkwest Assocs., 2002 UT 3, ¶ 10, 40 P.3d 599. It is well established  in  Utah,  however,  that  arbitration  agreements  are governed  by  statute  and  that  to  be  enforceable,  arbitration agreements,  unlike  ordinary  contracts,  must  be  contained  in  a written  document  setting  forth  the  scope  of  the  dispute  to  be arbitrated.  Pacific Dev., LC v. Orton, 2001 UT 36, ¶ 11, 23 P.3d 1035; see  also  Utah  Code  Ann.  §  78B 11 107(1)  (explaining  that  to  be valid,  enforceable,  and  irrevocable,   an arbitration  agreement 5. The operating agreement contains a provision that requires that any notice, election, or communication required or permitted to be given by any provision of this Operating Agreement  be served personally  or  via  certified  mail  and  email.  Because  the  parties agreement to arbitrate is contained within the operating agreement, it  is  ostensibly  governed  by  this  notice  provision,  as  Createrra asserts. Sundial, however, has raised a question about whether the notice  provision  only  governs  any  notice,  election,  or communication required or permitted to be given  by the parties to each other and not by a third person, who is not a party to the operating agreement, such as the arbitrator. We need not resolve this dispute. 20120049 CA 6 2013 UT App 141 Createrra v. Sundial [must  be]  contained  in  a  record   from  which  its  scope  can  be ascertained);  Buckner  v.  Kennard,  2004  UT  78,  ¶  18,  99  P.3d  842 ( [T]he arbitrator must not exceed the scope defined in the parties written agreement. ). The Utah Supreme Court has observed that requiring  written  documentation  of  the  arbitration  agreement s scope  enhances predictability and seeks to ensure that the parties are deliberately waiving their substantial rights to judicial review. Pacific Dev., 2001 UT 36, ¶ 11.  It also seeks to relieve the parties and  the  judiciary  of  the  burden  of  revisiting  disputes  that  have been submitted to binding arbitration.  Id. ¶9 Createrra  argues  that  any  modification  to  an  arbitration agreement  must  also  be  in  writing.  In  support  of  its  position, Createrra cites to Pacific Development v. Horton, 2001 UT 36, 23 P.3d 1035, particularly its statement that  [t]o allow modification of an express written agreement by less than a similarly explicit intent would  simply  circumvent  the  statutory  requirements  and  the policies  they  vindicate.   Id.  ¶  14.  Sundial  counters  that  Pacific Development requires written modification only when the parties are amending the scope of an arbitration agreement and does not extend  the  requirement  of  a  writing  to  changes  to  a  procedural aspect of an arbitration agreement, such as the method of giving notice. Accordingly, we begin our analysis with an examination of the supreme court s ruling in Pacific Development. ¶10 Pacific  Development  had  subcontracted  for  Orton  to perform certain work on two plats it was developing (Plats B and C).  Id.  ¶  2.  After  disputes  arose,  the  parties  entered  into negotiations that culminated in a written agreement to arbitrate, which provided that issues relating to Plat B had been resolved and that  arbitration will focus on the remaining issues of the dispute, those  which  relate  to  Plat  C.   Id.  (internal  quotation  marks omitted). Despite this limitation on the scope of arbitration, at the hearing, both parties presented evidence regarding Plat B as well as Plat C and the arbitrator entered a decision in favor of Orton with respect to both plats. Id. ¶¶ 1 2. Pacific Development filed a motion  to  vacate  the  award,  arguing  that  the  arbitrator  had 20120049 CA 7 2013 UT App 141 Createrra v. Sundial exceeded his authority under the arbitration agreement when he made an order regarding Plat B. Id. ¶ 3. The supreme court agreed. Id. ¶¶ 8 14. It held that a written agreement defining the scope of arbitration could not be  implicitly modified merely by the parties actions in bringing evidence of matters outside the [agreed upon] scope of the agreement  because the requirement that arbitration agreements be in writing demands  an explicit expression of the intent of the parties regarding the scope of arbitration.  Id. ¶ 14. In this context, the court then stated,  To allow modification of an express written agreement by less than a similarly explicit intent would  simply  circumvent  the  statutory  requirements  and  the policies they vindicate.  Id. ¶11 Pacific Development, therefore, focuses on modification of the scope  of  an  arbitration  agreement  and  does  not  address  the question  raised  here:  whether  a  change  to  a  notice  procedure specified in an arbitration agreement must be made in writing. And because  Createrra  depends  entirely  on  the  language  of  Pacific Development,  it  provides  us  with  no  authority  for  extending  the written modification requirement to the method for giving notice. Nor do we see any reason to do so. ¶12 The requirement that the scope of an arbitration agreement, including any modifications thereof, be in writing is a deviation from  a  widely accepted  principle  of  contract  law.  Ordinarily, [p]arties to a written contract are free to modify that contract by oral or verbal agreement.  R.T. Nielson Co. v. Cook, 2002 UT 11, ¶ 13 n.4, 40 P.3d 1119 (quoting a jury instruction that the supreme court  concluded  accords  with  Utah  law ).  This  is  true, notwithstanding recitals in a prior contract restricting changes or modification in its terms.  Prince v. R.C. Tolman Constr. Co., 610 P.2d 1267, 1269 (Utah 1980); see also 2 Corbin on Contracts § 7.14 at 404 (1995) ( Apart from statute, the common law rule is that [e]ven where  the  contract  specifically  states  that  no  non written modification  will  be  recognized,  the  parties  may  yet  alter  their agreement by parol negotiation.  (alteration in original) (citation and internal quotation marks omitted)). Rather, it is the parties 20120049 CA 8 2013 UT App 141 Createrra v. Sundial intentions,  not  the  form  of  the  modification,  that  controls.  See Central  Fla.  Invs.,  2002  UT  3,  ¶  12.  In  other  words,  an  oral modification  to  a  contract  may  be  enforceable  so  long  as  the modification reflects the parties  intent. ¶13 The legislature, however, deemed it appropriate to except arbitration agreements from the general rule because an agreement to  arbitrate  deprives  a  party  of  many  of  the  protections  of  the judicial  process.  Arbitration  is  considered  a  speedy  and inexpensive method[] of adjudicating disputes,  compared to the traditional legal process, because it resolves disputes outside of the court system with little opportunity for judicial review. Pacific Dev., LC v. Orton, 2001 UT 36, ¶ 12, 23 P.3d 1035 (citation and internal quotation marks omitted). And because arbitration s benefits come at a significant cost, the legislature has provided that the parties core understanding must be written out to ensure that the extent of their  commitment  to  arbitration  is  clearly  defined  so  that  the parties and the court are informed of what disputes are the subject of  binding  arbitration  and  to  make  clear  that  the  parties  are deliberately waiving their substantial rights to judicial review  of those  issues.  Id.  ¶  11.  The  same  concerns  do  not  seem  to  arise, however, with respect to the modification of a notice procedure where the arbitration act itself requires no more than that notice be provided  in  ordinary  course,   a  concept  the  act  describes  in practical, rather than technical, terms. See Utah Code Ann. § 78B 11 103(1) (LexisNexis 2012) ( [A] person gives notice to another person by taking action that is reasonably necessary to inform the other person in ordinary course, whether or not the other person acquires knowledge of the notice. ); id. § 78B 11 103(2) ( A person has notice if the person has knowledge of the notice or has received notice. );  id.  §  78B 11 103(3)  ( A  person  receives  notice  when  it comes  to  the  person s  attention  or  the  notice  is  delivered  at  the person s  place  of  residence  or  place  of  business,  or  at  another location  held  out  by  the  person  as  a  place  of  delivery  of  such 20120049 CA 9 2013 UT App 141 Createrra v. Sundial communications. ).6 There seems to be no reason, therefore, why the  notice  provisions  of  an  arbitration  agreement  should  not  be governed by the ordinary principles applicable to modifications of written contracts, that is,  [p]arties to a written contract are free to modify that contract by oral or verbal agreement,  R.T. Nielson Co., 2002 UT 11, ¶ 13 n.4 (internal quotation marks omitted). ¶14 Further, the terms of the operating agreement itself do not preclude  the  parties  from  modifying  it.  To  the  contrary,  the operating agreement expressly contemplates its revision, defining the  term  Operating  Agreement   to  mean  this  Operating Agreement  as  amended  from  time  to  time.   (Emphasis  added.) There  is  neither  a  provision  requiring  that  modifications  be  in writing,  nor  an  integration  clause.  Furthermore,  the  parties conduct does not, contrary to Createrra s contention, mandate that modifications  to  the  operating  agreement  be  written.  Createrra claims that the parties agreed to confine any contract modifications to writing when Createrra sent an email to Sundial and its counsel on  February  18,  2010, advising that  in  order to  mitigate  future misunderstandings,   it  was  putting  them  on  notice  that  any agreement, waiver, or any other modification of the . . . arbitration agreement or arbitration proceeding . . . will . . . be done only in writing  and  signed  by  Createrra.   This  statement,  however, amounts  to  no  more  than  an  attempt  to  unilaterally  impose  a requirement not otherwise part of the operating agreement. To the extent the statement may be evidence of Createrra s own intent to abjure future oral modification of the arbitration procedure, that intent  was  belied  by  Createrra s  continued  acceptance,  without objection, of the emailed arbitration decisions in accordance with its  earlier  oral  agreement.  Indeed,  the  district  court  viewed  the February 2010 email as  not disputing the statement in the [first 6. Createrra has not contested the district court s determination that email notification satisfies these statutory requirements for notice in an arbitration proceeding. 20120049 CA 10 2013 UT App 141 Createrra v. Sundial arbitration] award that the parties are agreeing to service of the decision by e mail. CONCLUSION ¶15 Utah  law  does  not  require  that  a  modification  to  the provisions of an arbitration agreement governing the method of service be in writing, and Createrra has not disputed the district court s findings both that Createrra agreed to an oral modification to the parties  operating agreement that allowed the arbitrator to issue  his  decisions  by  email  and  that  Createrra  then  accepted service  of  the  arbitrator s  decisions  by  email  without  objection. Because there is no dispute that Createrra received the arbitrator s last emailed decision by November 3, 2010, the motion to vacate filed ninety one days later, on February 2, 2011, was untimely. We therefore affirm the district court s decision. 20120049 CA 11 2013 UT App 141

Some case metadata and case summaries were written with the help of AI, which can produce inaccuracies. You should read the full case before relying on it for legal research purposes.

This site is protected by reCAPTCHA and the Google Privacy Policy and Terms of Service apply.